Datan avaaminen: Johdanto

Oppimistavoitteet: Datan avaamisen aloittaminen organisaatiossa voi aiheuttaa monenlaista vastustusta ja muutosvastarintaa. Luettelemme yleisimmin esille nostetut kysymykset ja pohdimme, miten niitä voisi käsitellä rakentavasti.

Video. Datakoulu 27.3.2014 Antti Poikola: Datavalmennus eli datan avaajan ABC (45 minuuttia)

Datan avaamisen esteistä useimmat liittyvät muutosvastarintaan, jota tietämättömyys ja väärinkäsitykset synnyttävät ja ruokkivat. Terve, luonnollinen muutosvastarinta voidaan tunnistaa ja hyväksyä. Nykytilan säilyttäminen on yleensä helpompaa kuin muutos, joten vastarinnan puuttuminen voi viestiä jopa uupumuksesta tai välinpitämättömyydestä.

Muutosvastarintaa käsitellään parhaiten kaksisuuntaisella ja henkilökohtaisella keskustelulla, kertomalla konkreettisia esimerkkejä ja sallimalla tunteet. Parhaimmillaan muutosvastarinta tuottaa rakentavaa palautetta, joka korjaa virheitä ja antaa mahdollisuuden oppia ja kehittyä. Kuuntelemiseen kuuluu kysyminen ja erilaisista vastauksista keskusteleminen: Mikä muuttuu? Mistä luovumme? Mitä hyötyä muutoksesta on?

Organisaatiossa datan avaamisen haasteita ovat mm. seuraavat, jotka kukin avataan seuraavaksi:

• Tiedon puute: Mitä datan avaaminen tarkoittaa? Eikö riitä, että tiedot ovat verkkosivuillamme PDF-muodossa?

• Niukat resurssit: Eikö datan avaaminen vie muutenkin kuormittuneiden työntekijöiden aikaa? Luopuisimmeko niukkenevassa resurssitilanteessa datan luovutusten tuomasta rahavirrasta?

• Tekniset kysymykset: Riittääkö meillä osaamista? Miten data saadaan oikeassa muodossa tietojärjestelmistä? Mistä löytyy riittävästi palvelintilaa avatulle datalle? Miten avattua dataa ylläpidetään?

• Hallinnolliset kysymykset: Voiko tai pitääkö dataa avata? Kuka tai mikä rooli päättää avaamisesta? Entä kuka tai mikä rooli konkreettisesti avaa dataa?

• Juridiset kysymykset: Onko data edes avattavissa? Mitä sanoo henkilötietolaki? Entä tekijänoikeuslaki?

• Seurausten pelot: Voidaanko avattua dataa käyttää väärin? Miten ehditään käsitellä datan avaamisesta seuraava palautetulva?

Tiedon puute

Monet sekoittavat avoimen ja julkisen datan toisiinsa. Kenen tahansa katseltavissa oleva verkkosivuilla julkaistu PDF-tiedosto on julkista tietoa. Se ei kuitenkaan ole avointa, ellei sitä ole lisensoitu niin, että sitä voidaan ladata, käyttää, muokata ja jakaa uudelleen ilman rajoituksia, eikä se ole käyttökelpoista dataa, ellei se ole koneluettavassa muodossa. Data on arvokasta raakamateriaalia niille, jotka työkseen tai muista syistä työstävät datasta sovelluksia, ohjelmia, visualisointeja tai liikeideoita.

Nykyään yhä useampien palveluiden perustana on tieto tai data ja sen työstäminen. Palveluiden kehittämiseen tarvitaan siis materiaalia eli avointa dataa ja henkilöitä, jotka osaavat ja haluavat sitä työstää.

Niukat resurssit

Datan avaaminen voi tarkoittaa yhden aineiston avaamista, uuden rajapintapalvelun rakentamista tai kokonaisen tietojärjestelmän uudistamista. Mitä suuremmasta avauksesta on kyse, sitä enemmän se vaatii resursseja. Monet organisaatiot aloittavat keveistä, yksittäisten aineistojen avauksista.

Datan avaaminen voi tuntua ylimääräiseltä työltä, mutta se tarjoaa mahdollisuuden kehittää ammattitaitoa: digitaalisten taitojen merkitys kasvaa jatkuvasti työssä, arjessa ja yhteiskunnallisessa vaikuttamisessa.

Jos datan luovuttamisesta nykyisin peritään maksu, niin se saattaa kattaa vain luovutettavan aineiston käsittelytyön, jota ei tarvita, kun data on valmiiksi julkaistuna verkossa. Jos datan luovuttamismaksut ovat merkittävä tulonlähde, tarvitaan datan avaamisessa sopeuttamistoimia - kuten menetettyjen tulojen korvaamista budjettimäärärahoilla.

Tekniset kysymykset

Datan avaamisessa vaadittavia teknisiä taitoja voidaan yliarvioida ja omaa osaamista aliarvioida. Yksittäisten data-aineistojen avaaminen ei välttämättä edellytä ohjelmointitaitoja.

Ulkopuolista tukea voi saada sosiaalisen median kanavista (esimerkiksi Finnish Open Data Ecosystem -Facebook-ryhmä), verkkopalveluista (esimerkiksi Avoindata.net), blogeista (esimerkiksi Avaa Dataa! Yhden virkamiehen kokemuksia datan avaamisen matkalta.) sekä henkilöiltä, joilla on kokemusta datan avaamisesta.

Tietovarantojen avaamisessa kannattaa lähteä liikkeelle pienin askelin ja avata ensin yksittäinen tietoaineisto omassa verkkopalvelussa. Kokemusten ja avattujen aineistojen kasvaessa voi miettiä mahdollisuutta rajapintojen rakentamiseen ja avaamiseen, joka vaatii jo teknistä osaamista ja tietojärjestelmien kehittämistä. Jos organisaatio on ulkoistanut IT-palvelunsa, niin avaamisesta neuvotellaan palveluntarjoajan kanssa.

Datan päivitystarve riippuu datan sisällöstä. Vuosibudjetin tiedot eivät yleensä muutu kuin kerran vuodessa, kun taas jatkuvasti päivittyvässä datassa, kuten säätiedoissa, tarvitaan rajapintapalvelua, josta dataa luetaan reaaliajassa. Monesti tietoaineistojen päivitystarve on jotain näiden väliltä.

Jos dataa päivitetään käsin, niin se kannattaa sisällyttää ja aikatauluttaa osaksi muita työtehtäviä. Datan ajantasaisuus on tärkeää datan käyttäjälle: kukaan ei käytä dataa, joka on selkeästi vanhentunutta.

Yleensä data saadaan tietojärjestelmästä ongelmitta. Joskus voidaan joutua rakentamaan pieni lisäosa datan saamiseksi järkevässä muodossa järjestelmästä. Tällöin organisaatio todennäköisesti hyötyy lisäosasta muussakin toiminnassaan.

Yleensä data julkaistaan organisaation omassa verkkopalvelussa, jossa sen päivitys ja mahdolliset korjaukset onnistuvat helposti. Suurikokoinen data voidaan sijoittaa johonkin ulkoiseen datan julkaisupalveluun (esim. dataportaaliin). Datan metatiedot julkaistaan yleensä tarkoitukseen sopivassa datakatalogissa.

Hallinnolliset kysymykset

Datan avaaminen ei saa jäädä kertaluonteiseksi projektiksi vaan sen pitää olla osa organisaation perustoimintaa. Kuka organisaatiossa voi päättää datan avaamisesta? Tekeekö johto aloitteen tai tarvitaanko siltä lupa? Paraneeko tai tehostuuko organisaation toiminta, jos jonkin yksikön dataa avataan?

Kun avattavasta datasta on päätetty, otetaan mukaan kyseisen datan ylläpitäjä tai joku muu, joka tuntee avattavat tietosisällöt, sekä tekninen osaaja, joka huolehtii siitä, että avattu data on siistissä, koneluettavassa muodossa. Julkaisun jälkeen dataa voidaan vielä korjata ja parannella esimerkiksi saadun palautteen perusteella.

Aluksi datan avaaminen ei välttämättä kuulu kenenkään työnkuvaan. Kun datan avaaminen muodostuu osaksi organisaation perustoimintaa, se koskettanee jollain tavoin useita työntekijöitä.

Juridiset kysymykset

Tietojärjestelmästä voidaan avata dataa, joka ei sisällä henkilötietoja tai salassapidettäviä tietoja, ja joista ei ketään yksityistä henkilöä voida tunnistaa. Kansallinen lainsäädäntö voi eri hallinnonalueilla rajoittaa, kannustaa tai jopa velvoittaa tietyn datan avaamista.

Lisäksi on otettava huomioon avattavan datan tekijänoikeudet ja lisenssit. Niiden selvittämisessä kannattaa turvautua organisaation lakimieheen. Euroopassa tietokantoja suojaavat lähioikeudet, mutta muualla maailmassa itse tietokannoilla ei yleensä ole tekijänoikeussuojaa. Jos tietokanta sisältää jotain suojattua aineistoa, kuten valokuvia, selvitetään, kenelle niiden oikeudet kuuluvat ja tarvittaessa hankitaan lupa aineiston avaamiseen.

Helsingin kaupunginasiamies Kaisa Mäkinen laati vuonna 2012 ohjeistuksen julkishallinnon avoimesta datasta ja lainsäädännöstä Suomessa.

Seurausten pelot

Voidaanko avattua dataa käyttää tai tulkita tahallisesti tai tahattomasti väärin? Selkeät ja täsmälliset dataa ja sen käyttöä kuvailevat metatiedot vähentävät tahattoman väärinkäytön mahdollisuuksia. Datan jatkokäytössä metatiedot eivät pääse katoamaan, kun datan avaaja ilmaisee riittävän näkyvästi, miten ja missä datan alkuperäiseen lähteeseen pitää viitata.

Jos selkeistä metatiedoista huolimatta joku käyttäisi avattua dataa väärin, niin datan julkaisija ei vastaa aineiston jatkokäytöstä. Tämä vastuuvapaus todetaan avoimissa lisensseissä, esimerkiksi CC-lisensseissä. Datan väärinkäyttäjä syyllistyy siis lain tai lisenssiehtojen rikkomiseen.

Datassa olevien puutteiden tai virheiden ei pidä estää datan avaamista. Kun dataa avataan, siitä voi löytyä virheitä tai vanhentunutta tietoa, vaikka ennen julkaisemista data olisi huolellisesti tarkistettu ja korjattu. Kun virhe havaitaan, se korjataan, mahdollisesti yhteistyössä sen henkilön tai organisaation kanssa, joka on virheestä huomauttanut. Datan avaaminen siis auttaa parantamaan sen laatua. Mikään tietokanta ei ole täysin virheetön. On kuitenkin parempi avata suurelta osin oikeaa tietoa sisältävä aineisto kuin jättää se muutamien mahdollisten tai tiedossa olevien puutteiden takia kokonaan avaamatta muiden hyötykäyttöön.

Pitääkö datan avaamisen jälkeen varautua palautevyöryyn? Palautteet ja kyselyt osoittaisivat, että avaus on onnistunut ja data kiinnostaa, mutta yleensä palautetta tulee hyvin niukasti.

Toistaiseksi Suomessa avatusta datasta on saatu turhan niukasti palautetta. Niinpä suuret avaajat kuten Ilmatieteen laitos pyrkivät jatkuvasti lisäämään tiedotusta saadakseen lisää palautetta.

Voiko datan avaaminen uhata virkamiehen työtä? Virkamiehen osaamista ja asiantuntemusta tuskin voidaan pelkällä datalla korvata. Datan avaaminen mahdollistaa yhteistyön avoimen datan yhteisön kanssa, mikä voi johtaa uudenlaiseen kumppanuuteen ja osaamiseen sekä työtehtävien myönteiseen kehitykseen.

Tiivistelmä

Organisaatiossa datan avaamisen haasteita ovat mm.:

• Tiedon puute: Monet sekoittavat avoimen ja julkisen datan toisiinsa.

• Niukat resurssit: Datan avaaminen voidaan aloittaa kevyesti.

• Tekniset kysymykset: Edetään pienin askelin; osaaminen karttuu kokemuksen myötä.

• Hallinnolliset kysymykset: Selvitetään, kuka päättää datan avaamisesta ja keitä muita tarvitaan.

• Juridiset kysymykset: Pyydetään apua organisaation lakimieheltä.

• Seurausten pelot: Kunnolliset metatiedot ehkäisevät väärinkäytöksiä ja lisenssi sulkee pois avaajan vastuun datan jatkokäytöstä.

Tehtävät

• Tehtävä 5. Datan avaamisen esteet
• Tehtävä 7. Datan avaamisskenaariot